Investitionen in die IT sofort abschreiben

Die Digitalisierung erfasst mittlerweile auch das Handwerk mit einer nie gekannten Dynamik. Das Bundesfinanzministerium reagiert auf die tiefgreifenden Veränderungen mit steuertechnischen Erleichterungen. Wer in Zukunft neue Hard- oder Software anschaffen will, wird steuerlich besser gestellt. Ab 2021 kann jedes Unternehmen die anfallenden Ausgaben in voller Höhe bereits im laufenden Jahr verbuchen und so den Gewinn mindern und Steuern sparen. Auch wer schon 2020 investiert hat, profitiert von der Neuregelung.

Nun hat es am Ende auch der Bundesfinanzminister eingesehen. Die bisherige Abschreibungsdauer von drei bis zu fünf Jahren war im Zeitalter der schnelllebigen Informationstechnologie einfach viel zu lang. Denn die Halbwertszeit der Smartphones, Server, Computer und anderer Geräte ist oft erheblich kürzer, die Betriebe wechseln öfter ihre Tablets, als es der Sachbearbeiter beim Finanzamt anerkennt. Die bisherigen Abschreibungsfristen, seit etwa 20 Jahren ungeprüft, erkennt der BFM inzwischen selber als unrealistisch. Deshalb nun also ein radikaler Schnitt, der die Situation der Handwerksbetriebe verbessert.

Welche Änderungen gelten ab 2021?

Nach den bisherigen Bestimmungen konnte der Handwerker seinen Computer nur absetzen, wenn er mit höchstens mit 800 Euro netto zu Buche stand. Denn er galt als ein „geringwertiges Wirtschaftsgut“. Auch bei der inzwischen weit verbreiteten Heimarbeit kommt diese Neuregelung den Steuerpflichtigen zugute. Denn auch die Investition in die heimische PC-Anlage ist nun sofort abzugsfähig.

Bisher galt für die Abschreibung von Computer & Co. eine Nutzungsdauer von wenigstens drei Jahren. Ab 2021 kann der Betrieb nun einen Zeitrahmen von nur einem Jahr angeben. Und die entstandenen Kosten zieht er komplett als Betriebsausgaben von den Einnahmen ab. Das Ministerium verzichtet auf die Festlegung einer Obergrenze, und die Berechnung wird grundsätzlich einfacher. So äußert sich das BMF am 26.2.2021in einer schriftlichen Mitteilung unter Az. IV C 3-S 2190/21/10002:13.

Auch ältere Anschaffungen schneller abschreiben

Die neuen Bestimmungen beziehen sich zwar zunächst auf Ausgaben, die in 2021 getätigt werden. Aber aus dem Schreiben geht außerdem hervor, dass die verkürzte Frist auch für ältere Geräte oder Programme gelten soll. Mit dem Jahresabschluss 2021 kann der Handwerker auch den Restbuchwert von 2020 vollständig absetzen.

Der Unternehmer hat die Wahl

Das Ministerium überlässt es den Betrieben, wie sie mit der Abschreibung verfahren wollen. Die erworbene Hard- oder Software können sie ab 2021 sofort abschreiben, allerdings sind sie nicht dazu verpflichtet. Denn das BMF-Schreiben formuliert lediglich eine Kann-Bestimmung, die einjährige Nutzungsdauer ist nicht grundsätzlich zugrunde zu legen.

Es bleibt also dem Unternehmen überlassen, ob es für die IT-Anschaffungen ab 2021 die längere oder die kürzere Variante wählt. Dies gilt zudem für jede Anschaffung gesondert, ob Desktop-Computer oder Smartphone. Jeden einzelnen Posten kann der Betrieb entweder dem Sofortabzug oder der längeren Nutzung zuordnen.

Liste mit Hardware-Elementen

Das Schreiben des BMF stellt allerdings detailliert zusammen, für welche Komponenten die einjährige Nutzungsdauer angenommen werden kann. Als Computerhardware im Sinne der Finanzgesetzgebung gelten demnach:

Desktop-PC

Tablets und Notebooks

Workstations und Dockingstations

externe Speicher und Datenverarbeitungsgeräte

PC-Zubehör wie Maus, Tastatur und Scanner

Kamera und Mikrophon sowie Headset

Alle externen Speichergeräte wie USB-Sticks und Festplatten

Ausgabegeräte wie Monitore, Beamer, Drucker, Plotter und Headsets

Software mit Sofortabschreibung

Für die Anschaffung von neuen Programmen finden sich beim BFM keine genauen Angaben. Unter Software verstehen die Steuerbeamten alle Betriebssysteme und Anwendungen, die für die Eingabe von Daten und ihre Verarbeitung erforderlich sind. Das BMF unterscheidet:

Standard-Software

Anwendungen, die individuell auf den Nutzer abgestimmt sind, etwa ERP-Software u.a.

Warenwirtschaftssysteme

Software für die Verwaltung des Unternehmens oder die Prozesssteuerung

Sofortabzug, degressive Abschreibung oder GWG?

Der Gesetzgeber hat in letzter Zeit bereits zwei Erleichterungen eingerichtet, die ebenfalls eine Investition in den digitalen Arbeitsplatz betreffen.

In 2018 kam es zu einer Erhöhung des Maximalbetrags für die „Geringwertigen Wirtschaftsgüter“ (GWG). Wurden zuvor 410 Euro als Obergrenze festgeschrieben, galt nun fast das Doppelte, nämlich 800 Euro. Geräte mit einem entsprechenden Netto-Anschaffungsbetrag kann das Unternehmen nun sofort abschreiben.

Wegen der Pandemie wurde außerdem die degressive Abschreibung für 2020 und auch für das Jahr 2021 eingeführt. Damit entsteht die Möglichkeit für ein schnelleres Abschreiben auch für Hardware-Artikel während der ersten Jahre.

Die Qual der Wahl

Damit stehen dem Steuerpflichtigen drei Methoden zur Verfügung, um in der Steuererklärung seine Kosten zu deklarieren. Wer aber die Ausgaben für Hard- oder Software unkompliziert und möglichst bald abschreiben will, findet in der neuen Sofortabschreibung erhebliche Vorteile. Denn als GWG erkennt der Sachbearbeiter die Hardware nur an, wenn sie selbständig nutzbar ist. Das smarte TV-Gerät, als Monitor am PC eingesetzt, würde sofort als Steuerminderung akzeptiert. Der traditionelle Monitor aber, weil ohne Computer nicht nutzbar, also „unselbständig“, wird das Amt nicht anerkennen.

Mit der Sofortabschreibung hingegen entfallen diese Einschränkungen. Die Kosten sind nicht nach oben begrenzt, und die Nutzungsfähigkeit ist in den Vorschriften nicht länger enthalten.

Weitere Verbesserung mit der Sofortabschreibung

Mit der degressiven Abschreibung ist das Unternehmen zwar zunächst im Vorteil. Denn während der ersten Jahre ist sie günstiger, als wenn das Unternehmen linear abschreibt. Doch auch mit dieser Methode dauert die Prozedur mehrere Jahre und verschafft dem Betrieb am Ende nur kurzfristig eine Verbesserung der Liquidität. Die Sofortabschreibung aber bringt für die Investitionen in die IT sofort und auch dauerhaft eine Steuererleichterung und den Liquiditätsvorteil.